Privacystatement

Persoonsgegevens 
Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Denk aan je naam en adres of je polisnummer.

Verwerken 
Alles wat met je persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van je gegevens. 

We verwerken persoonsgegevens als we een behandelrelatie hebben of gaan krijgen met jou. Of als we direct of indirect contact met jou hebben gehad, zoals iedereen die op een andere manier aan een bedrijf of organisatie verbonden is waar we een zakelijke relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (bijvoorbeeld medewerkers, bestuurders of zorgverzekeraars).

Dit Privacy Statement gaat over verwerkingen van persoonsgegevens door de Apanta en de volgende onderdelen:

• Apanta-ggz
• Apanta-direct
• Apanta-academy

Als de wet ons dat toestaat, kunnen gegevens worden uitgewisseld binnen Apanta. We houden ons daarbij aan het protocol persoonsgegevens dat we binnen Apanta hebben afgesproken. Dit protocol beschrijft hoe onze medewerkers omgaan met persoonsgegevens.

• Gegevens over wie jij bent (bijv. naam, adres, telefoonnumer, emailadres en gegevens die op jouw identiteitsbewijs staan, gegevens van jouw zorgverzekering). We gebruiken deze gegevens om je aanmelding te verwerken, je zorg te declareren en een dossier aan te maken op jouw naam.

• Bijzondere persoonsgegevens (reden voor aanmelding, medicijngebruik, verslaglegging van behandeling, diagnose). We gebruiken deze gegevens om het verloop van je behandeling bij te houden.

• Emails (emails die je aan ons stuurt). We gebruiken deze om gemaakte afspraken via de mail vast te leggen in jouw dossier.

• Video opnames (opnames van behandelgesprekken). We gebruiken deze beelden voor supervisiedoeleinden en voor wetenschappelijk onderzoek. Opnames worden uitsluitend gemaakt als je daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

• Gegevens die we van andere zorgverleners ontvangen of met hen delen (verslag behandeling). We gebruiken deze gegevens om de informatie over jou die van toepassing is binnen jouw behandeling compleet te maken. Informatie met derden wordt uitsluitend gedeeld als je daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

• Gegevens die we met andere partijen delen (diagnose, besteedde tijd binnen jouw behandeling). We delen deze gegevens met gemeenten en zorgverzekeraars om jouw zorg bij hen in rekening te brengen.

We ontvangen jouw gegevens omdat je deze zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt via onze website. We ontvangen deze gegevens ook als we een verwijzing ontvangen van bijvoorbeeld je huisarts.

a. om een behandeltraject op te starten
Als je in behandeling wil komen bij ons, of contact met ons opneemt, hebben we jouw persoonsgegevens nodig en moeten we deze verwerken. Zo moeten we onderzoek doen om te weten welke behandeling voor jou het best passend is. Bij het starten van een behandeltraject moeten we jouw identiteit vaststellen en voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

We raadplegen jouw verwijzing en jouw verzekeringsgegevens in een extern register.

Grondslagen
We verwerken je gegevens meestal omdat we dat wettelijk verplicht zijn. Maar als deze wettelijke verplichting niet direct voor Apanta geldt, hebben we een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van je gegevens voor deze doelen. Ook kunnen we de gegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is voor het starten van een behandeltraject.

b. Voor overleg binnen onze instelling
In het kwaliteitsstatuut (www.apanta-ggz.nl/kwaliteitsstatuut) is door Apanta vastgelegd hoe het overleg tussen regiebehandelaar en andere behandelaren is geregeld.

c. Voor de ontwikkeling en verbetering van producten en diensten
Om je goed van dienst te kunnen zijn en te kunnen innoveren, ontwikkelen en verbeteren we voortdurend. Dit doen we voor onszelf, onze cliënten of andere partijen. We combineren soms databronnen, bijvoorbeeld welke behandeling je bij ons hebt en wat jouw ervaringen zijn. Door persoonsgegevens te analyseren, zien we hoe onze diensten (bijvoorbeeld online behandeling) door jou worden gebruikt. We doen ook onderzoek om onze diensten te verbeteren. Zo vragen we je aan het einde van een behandeling om een vragenlijst in te vullen over jouw ervaring met Apanta.

Grondslagen
We verwerken jouw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We kunnen je ook om toestemming vragen om jouw gegevens voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten te verwerken. Geef je hiervoor geen toestemming? Dan heeft dat geen gevolgen voor onze dienstverlening aan jou. Je kunt jouw gegeven toestemming altijd intrekken door dit bij ons te melden.

d. Om overeenkomsten met leveranciers en andere partijen waar wij mee samenwerken aan te gaan en uit te voeren
Als je voor je werk contact hebt met Apanta, kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of je jouw organisatie mag vertegenwoordigen. Of om jou toegang te kunnen geven tot onze locaties. Als dat nodig is, kunnen wij voorafgaand, maar ook tijdens de overeenkomst in het kader van screening incidentenregisters en waarschuwingssystemen raadplegen.

Grondslagen
Wij verwerken jouw gegevens om de overeenkomst die wij hebben gesloten uit te voeren, omdat wij dat wettelijk verplicht zijn of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

e. Om wettelijke verplichtingen na te komen
Wetgeving 
Op basis van  wet- en regelgeving moeten we veel gegevens over jou verzamelen, analyseren en soms ook doorgeven aan (overheids)instanties. We moeten ons houden aan wetgeving om je behandeling aan te mogen bieden, zoals de Zorgverzekeringswet. Ook om te voldoen aan onze zorgplicht verwerken we persoonsgegevens. 

Grondslagen
We verwerken  gegevens omdat dat wettelijk verplicht is. Of als we gerechtvaardigd belang hebben om jouw gegevens te verwerken om aan een wettelijke of andere juridische verplichting te kunnen voldoen.

f. Voor de uitvoering van bedrijfsprocessen, managementrapportages en intern management
Interne audits en onderzoeken
We gebruiken jouw gegevens ook om interne audits en onderzoeken te doen bijvoorbeeld om te onderzoeken of nieuwe regels goed zijn ingevoerd. Of om risico’s in kaart te brengen. 

Verbeteren van onze eigen bedrijfsprocessen
Ook gebruiken we gegevens om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te verbeteren zodat we je beter kunnen helpen of onze processen efficiënter kunnen maken. Als dat mogelijk is, anonimiseren of pseudonimiseren we eerst jouw gegevens. 

Grondslagen
We verwerken jouw gegevens omdat dat wettelijk verplicht is, of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben. Ook kan de verwerking van jouw gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van je behandeling.

g. Voor archivering, wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doelen
We mogen jouw persoonsgegevens ook verwerken als dit nodig is voor archivering volgens de wettelijk verplichte bewaartermijnen. We verwerken jouw gegevens ook voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doelen. In die gevallen zullen we, als dat mogelijk is, je gegevens ook eerst anonimiseren of pseudonimiseren, en doen we dit uitsluitend nadat we jouw uitdrukkelijke toestemming hebben ontvangen.

Grondslag
We verwerken jouw gegevens omdat dat wettelijk verplicht is. Of als we gerechtvaardigd belang hebben om jouw gegevens te verwerken om aan een wettelijke of andere juridische verplichting te kunnen voldoen.

We bewaren je gegevens niet langer dan we deze nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld of de doelen waarvoor we deze hergebruiken. De bewaartermijn voor medische dossiers is in Nederland vastgesteld op 15 jaar vanaf het beëindigen van je behandeling.

Binnen Apanta hebben alleen personen toegang tot jouw gegevens die deze gelet op hun functie nodig hebben. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht.

We gebruiken jouw gegevens in principe alleen voor het doel waarvoor we ze gekregen hebben. Willen we de gegevens gebruiken voor een ander doel? Dan vragen we je om toestemming. Je kunt die toestemming op elk moment weer intrekken.

Recht op inzage en rectificatie
Tijdens de behandeling houden we een dossier bij met alle behandelgegevens. Je hebt er recht op om jouw eigen dossier in te zien. Willen anderen het dossier bekijken, dan hebben zij hiervoor de toestemming van jou nodig. Je kunt die toestemming op elk moment weer intrekken. Wil je je dossier aanvragen? Je kunt hiervoor het aanvraagformulier cliëntdossier gebruiken.

Recht op gegevenswissing

• In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het recht op vergetelheid opgenomen. Dit recht houdt in dat Apanta in een aantal gevallen jouw persoonsgegevens moet wissen. Je kunt aan ons vragen om je gegevens te wissen met een beroep op het recht op vergetelheid. Meer informatie hierover vind je hier.
• Recht op beperking van gegevens, meer informatie vind je hier
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens, meer informatie vind je hier
• Recht op bezwaar, meer informatie vind je hier

Heb je vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ons? Dan kun je terecht bij:

• Onze functionaris voor de gegevensbescherming: Anne Bonnier, a.bonnier@apanta-ggz.nl.

Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ons? Dan kun je terecht bij:

• Onze functionaris voor de gegevensbescherming: Anne Bonnier, a.bonnier@apanta-ggz.nl.
• Onze klachtenfunctionaris: Marloes Hogenkamp, m.hogenkamp@verwijder-dit.apanta-ggz.nl.
• De Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl